Księgowość dla JDG – co robi księgowa i co należy do obowiązków przedsiębiorcy?
Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i zastanawiasz się, co właściwie należy do księgowej, a co nadal pozostaje po Twojej stronie?
Na początku prowadzenia firmy łatwo się w tym wszystkim pogubić. Faktury, koszty, podatki, ZUS, deklaracje, terminy… Dlatego wiele osób decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym.
W tym artykule wyjaśniam, jak w praktyce wygląda księgowość jednoosobowej działalności gospodarczej i jak wygląda podział obowiązków pomiędzy przedsiębiorcą a księgową.
Co robi księgowa przy JDG?
Zakres współpracy może być różny w zależności od biura rachunkowego i ustaleń z klientem. Przy prowadzeniu uproszczonej księgowości księgowa zajmuje się przede wszystkim prawidłowym ujęciem dokumentów i przygotowaniem rozliczeń podatkowych.
W ramach współpracy może to obejmować między innymi:
księgowanie faktur sprzedaży i kosztów,
prowadzenie KPiR albo ewidencji przychodów przy ryczałcie,
rozliczanie podatku dochodowego,
rozliczanie VAT – jeśli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT,
przygotowywanie i wysyłkę wymaganych deklaracji i plików,
wyliczanie kwot podatków do zapłaty,
przygotowanie informacji dotyczących rozliczeń,
pomoc w bieżących kwestiach związanych z księgowością.
Warto jednak pamiętać, że księgowa nie przejmuje całej odpowiedzialności za prowadzenie firmy. Przedsiębiorca nadal pozostaje odpowiedzialny za swoje decyzje biznesowe oraz za przekazywanie księgowej kompletnych i prawidłowych dokumentów.
Co należy do przedsiębiorcy?
Dobra współpraca z księgową działa wtedy, gdy obie strony wiedzą, za co odpowiadają.
Po stronie przedsiębiorcy pozostaje przede wszystkim:
1. Przekazywanie dokumentów
Księgowa może prawidłowo rozliczyć firmę tylko na podstawie dokumentów, które otrzyma.
Dlatego przedsiębiorca powinien regularnie przekazywać m.in.:
faktury sprzedaży,
faktury zakupowe,
rachunki i inne dokumenty dotyczące kosztów,
informacje o nowych umowach lub zmianach w działalności,
informacje o zakupie lub sprzedaży środków trwałych,
inne dokumenty, które mogą mieć wpływ na rozliczenia firmy.
W przypadku księgowości online dokumenty można przekazywać elektronicznie, bez konieczności osobistego odwiedzania biura.
2. Informowanie księgowej o ważnych zmianach
Jeżeli w firmie dzieje się coś nietypowego, warto poinformować o tym księgową przed podjęciem decyzji.
Przykłady?
Zakup samochodu, leasing, sprzedaż samochodu firmowego, zakup drogiego sprzętu, rozpoczęcie sprzedaży za granicę, nowe źródło przychodów czy zmiana sposobu wykorzystania składnika majątku.
Czasami jedno krótkie pytanie przed dokonaniem transakcji może oszczędzić później sporo problemów.
3. Pilnowanie spraw, które pozostają po stronie przedsiębiorcy
Nie wszystkie obowiązki związane z prowadzeniem firmy można przekazać księgowej.
Przedsiębiorca powinien między innymi dbać o prawidłowość danych na wystawianych fakturach, zawierane umowy oraz terminowe przekazywanie informacji i dokumentów.
Jednym z pierwszych pytań przy zakładaniu działalności jest wybór formy opodatkowania.
W przypadku uproszczonej księgowości przedsiębiorca może między innymi rozliczać się na zasadach podatku dochodowego według skali podatkowej, podatku liniowego albo ryczałtu – o ile spełnia warunki przewidziane dla danej formy.
Nie ma jednej najlepszej formy dla wszystkich firm.
To, co będzie korzystne dla jednej osoby, niekoniecznie będzie dobre dla innej. Znaczenie może mieć między innymi wysokość przychodów, poziom kosztów, rodzaj wykonywanych usług oraz sytuacja przedsiębiorcy.
Dlatego przed wyborem formy opodatkowania warto przeanalizować konkretny przypadek, zamiast kierować się wyłącznie tym, że „znajomy ma ryczałt i u niego się sprawdza”.
Czy księgowa odpowiada za wszystko?
To jedno z częstszych nieporozumień.
Powierzenie księgowości biuru rachunkowemu nie oznacza, że przedsiębiorca przestaje odpowiadać za swoją firmę.
Księgowa odpowiada za prawidłowe wykonywanie powierzonych jej czynności w zakresie wynikającym z umowy i otrzymanych dokumentów. Przedsiębiorca natomiast odpowiada między innymi za przekazanie kompletnych i prawidłowych informacji oraz dokumentów.
Dlatego tak ważne jest, aby współpraca była oparta na dobrej komunikacji.
Jak wygląda współpraca z księgową online?
Księgowość online nie musi oznaczać braku kontaktu z księgową.
W praktyce może wyglądać bardzo podobnie do tradycyjnej współpracy – z tą różnicą, że dokumentów nie trzeba dostarczać osobiście.
Dokumenty można przekazywać elektronicznie, a kontakt z księgową odbywa się telefonicznie, mailowo lub za pośrednictwem wykorzystywanego systemu.
To rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się przy jednoosobowych działalnościach gospodarczych, których właściciele cenią sobie wygodę i możliwość załatwienia spraw księgowych bez wychodzenia z domu lub biura.
Jak wybrać księgową dla JDG?
Jeżeli dopiero szukasz biura rachunkowego, nie kieruj się wyłącznie ceną.
Warto sprawdzić:
jakie usługi obejmuje miesięczna opłata,
ile dokumentów obejmuje podstawowa cena,
czy biuro obsługuje formę opodatkowania, którą wybrałeś,
jak wygląda przekazywanie dokumentów,
w jaki sposób można kontaktować się z księgową,
czy księgowa zna specyfikę małych firm i JDG,
czy można liczyć na pomoc również przy bieżących pytaniach,
jakie doświadczenie ma biuro,
jakie opinie mają jego klienci.
Cena jest oczywiście ważna, ale przy wyborze księgowej warto również zastanowić się, ile dla Ciebie jest wart spokój i możliwość szybkiego uzyskania odpowiedzi, gdy pojawia się problem.
Księgowość dla JDG w Kutnie i online w całej Polsce
Prowadzę Biuro Księgowe w Kutnie i zajmuję się obsługą księgową jednoosobowych działalności gospodarczych oraz małych firm.
Obsługuję przedsiębiorców rozliczających się między innymi na KPiR i ryczałcie. Możliwa jest zarówno współpraca stacjonarna w Kutnie, jak i księgowość online z przedsiębiorcami z całej Polski.
Zależy mi na tym, aby klient wiedział, z kim współpracuje i miał możliwość bezpośredniego kontaktu ze swoją księgową.
Jeżeli prowadzisz JDG i szukasz księgowej, która zajmie się Twoją bieżącą księgowością, zapraszam do kontaktu.
Komentarze